Quy trình handle một lô hàng xuất FCL từ Việt Nam đi USA - Công Ty Forwarder (Phần 2)

PHẦN 2:

Bạn nào chưa xem phần 1 thì vào link sau để xem nhé: https://billcompany.vn/quy-trinh-handle-mot-lo-hang-xuat-fcl-tu-viet-nam-di-usa-cong-ty-forwarder-phan-1

 

• Trước khi vào quy trình phần 2, phân biệt một chút về hàng freehand và chỉ định nhé:

          - Hàng freehand, thông thường shipper sẽ đứng ra đặt booking trực tiếp với FWD. Họ sẽ được FWD báo cước, lịch tàu và là người đưa ra mọi quyết định cho booking, chứng từ cũng như việc thanh toán cước, chi phí… Điều kiện thường là CFR/CIF

 

          - Còn hàng chỉ định, người book thường sẽ là đại lý khác bên nước ngoài hoặc là consignee/ người mua. Đương nhiên đại lý/ người mua sẽ đứng ra đưa ra quyết định cho việc đặt book. Điều kiện thường là FOB/ EXW

 

• Cùng vào phần quan trọng, đó là quy trình của chúng ta:

1. Tiếp nhận thông tin đặt booking.

Tiếp nhận từ ai ?

• Hàng Freehand, tiếp nhận booking từ shipper/ người bán.
• Hàng chỉ định, tiếp nhận booking từ consignee/ người mua, đại lý nước ngoài.

Cần những thông tin gì ?

• Term là gì: EXW/FOB/ CIF? Điều này nhằm xác định được ai sẽ là người trả cước tàu, chi phí bao gồm những chi phí gì…
• Shipper/ Consignee/ Notify party
• PO# (purchasing order) nếu có
• Số lượng container, loại container
• Tên hàng, Hs code (Mã hàng hóa)
• Trọng lượng (Gross weight)/ Thể tích (CBM)
• Cảng đi POL, cảng đến POD/ nơi đến cuối cùng Final destination
• Ngày hàng xong (Cargo readiness date): đây là dữ liệu quan trọng nhất để báo lịch tàu, để biết lấy booking tàu nào.

 

2. Quote xin hướng dẫn

Quote nội dung gì? cho ai?

• Freehand: quote giá và lịch cho shipper, người đưa ra quyết định lấy book dựa theo những thông tin khi shipper đặt booking.
• Hàng chỉ định: báo các thông tin về lô hàng + lịch tàu + cước tàu, chờ hướng dẫn và tiến hành đặt booking.

Lấy các thông tin quote từ đâu?

• Thông tin về lô hàng: từ người đặt booking, hoặc tự liên hệ shipper đối với khách hàng quen.
• Lịch tàu: do hãng tàu cung cấp hoặc trên website các hãng tàu.
• Giá: từ bộ phận pricing team của công ty, của hãng tàu, của công ty dịch vụ khác..

(lưu ý: giá luôn luôn có ngày hiệu lực (valid date), khi check và báo giá cần cẩn thận vì nếu hàng đi trong khoảng thời gian giá báo không có hiệu lực, giá cao hơn thì sẽ bị khách phàn nàn hoặc không chịu trả phần giá cao chênh lệch).

Quote sao cho hấp dẫn?

• Đối với khách hàng mới, báo nhiều lựa chọn về giá và lịch để khách có thể sễ dàng so sánh. Nhiều khách thích giá rẻ không quan tâm nhiều về lịch trình dài hay ngắn, còn nhiều khách thích lịch tàu nhanh thay vì cước rẻ.
• Đối với khách hàng quen, qua quá trình làm việc cố gắng nhận biết được họ quan tâm điều gì, thích đi lịch nhanh hay quan tâm nhiều về giá, hay cân bằng cả giá và lịch.., từ đó đưa ra được một vài lựa chọn phù hợp.
• Đối với khách hàng lớn, khách hàng lâu năm, ngoài việc biết được yêu cầu, mối quan tâm của họ, phải có những giá đặc biệt, file riêng cho khách hàng. Chủ động với các order mới để book trước chỗ, tránh trường hợp không có chỗ, nhất là trong mùa cao điểm, lễ, tết… (vì những khách hàng lớn này sẽ luôn luôn bị nhòm ngó bởi các bên công ty đối thủ, không cẩn thận sẽ mất khách hàng VIP đấy)
• Trình bày email: ngắn gọn, súc tích các thông tin nhưng phải đầy đủ. Bố cục email rõ ràng từng phần, ko dài dòng. Nếu sử dụng tiếng Anh, nên dung những từ càng đơn giản, càng dễ hiểu càng tốt. Dòng tiêu đề note những “key works”  để khi nhìn qua dòng tiêu đề có thể dễ dàng nhận diện được là lô hàng nào. Nên trình bày theo thứ tự thông tin lô hàng -> giá cước -> lịch tàu -> các note thêm, bôi đậm các thông tin quan trọng muốn nhấn mạnh…

 

3. Nhận hướng dẫn để đặt booking

Ai hướng dẫn ?

• Freehand: shipper
• Chỉ định: Đại lý nước ngoài, consignee.

Cần hướng dẫn gì?

• Cần người hướng dẫn xác nhận các thông tin mình đã gửi cho họ trước đó.
• Đi qua hãng tàu nào, lịch trình nào, giá cước nào..
• Các hướng dẫn thêm: ví dụ có những lô sẽ được yêu cầu book theo hợp đồng đại lý, hay book qua bên đại lý khác của họ tại POL…
• Giá bán của đại lý để chia hoa hồng, phí handle hàng…

 

4. Đặt booking với hãng tàu

Nội dung bắt buộc giữa fwd với hãng tàu?

• Số hợp đồng (sale contract no.): luôn luôn phải có
• Name account file riêng cho khách hàng.

Chi tiết quan trọng về đơn hàng?

• Lịch trình từ đâu đi đâu: POL (cảng đi)/ POD (cảng dỡ)/ Destination. Điều này rất quan trọng vì nếu book sai lịch trình, hãng tàu release booking sai tàu, kéo theo hàng lên nhầm tàu, phải làm thủ tục đổi POD tại cảng trung chuyển hoặc phải chờ hàng đến destination rồi sắp xếp trucking nội địa tới đúng nơi đến, phát sinh rất nhiều chi phí… (bật mí cho bạn là trucking fees bên Mỹ rất cao đấy nhé, tính bằng ngàn đô không à!)
• Tên hàng và Hs code: cố gắng chính xác nhất có thể, nhiều hãng tàu sẽ tính giá dựa theo booking ban đầu, khi submit SI tên hàng khác, vài hãng tàu sẽ hỏi lại, tốn thời gian kiếm tra và trả lời..
• Gross weight: có nhiều mặt hàng như hàng đá, hàng gạch, ván ép… rất nặng. Nếu thuộc nhóm hàng nặng, nếu chưa có kinh nghiệm, bạn nên kiểm tra với hãng tàu trước khi book tránh bị phạt phí overweight (khoảng vài trăm đô). Lựa chọn tốt cho hàng nặng có lẽ luôn là MSC, sau đó mói đến những hãng khác..
• Loại cont: cần chọn loại cont chính xác vì nó ảnh hưởng đến việc đóng hàng của shipper. Ví dụ: 40GP và 40HC, giá cước thường không phân biệt, nhưng thể tích đóng hàng khác nhau. Tránh trường hợp khách đóng không hết được hàng hoặc đóng hàng bị dư không gian phải chèn lót, sợ hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Note thêm nếu là hàng thực phẩm, cont phải sạch, tốt, không mùi…

 

5. Release booking cho shipper

Note với shipper những gì quan trọng?

• Deadline SI/VGM/CY, deadline chỉnh sửa BL: nên cho sớm hơn so với deadline của hãng tàu vì mình cần thời giạn làm B/L, submit với hãng tàu và khách hàng cũng cần thời gian kiểm tra B/L.
• DEM/DET free times: cho shipper biết để họ lấy cont đóng hàng sớm không bị phát sinh phí.

 

6. Làm House Bill of Lading

HBL gồm những thông tin gì?

• Shipper/ consignee/ notify party name and address: shipper cung cấp
• Chi tiết hàng hóa, số lượng, số cont/seal: shipper cung cấp
• Số MBL, scac code hãng tàu: trên booking
• Số HBL, số AMS, scac code AMS: công ty fwd
• Lịch tàu ETD/ ETA, tên tàu feeder/ tàu mẹ: trên booking kết hợp website hãng tàu cung cấp

Thông tin quan trọng của HBL liên quan với các dữ liệu khác?

• Hàng đi Mỹ cần phải file AMS/ ISF (đề cập tại bước 7) nên các chi tiết trên HBL đều quan trong và phải chính xác. Khi sửa bất kỳ nội dung gì đều có thể phải sửa lại AMS, fee charge mỗi lần sửa ít nhất 40 đô nhé.

 

7. Truyền dữ liệu hải quan Mỹ (AMS filing và ISF)

• Tại phần 1 chúng tôi có đề cập tới việc các lô hàng nhập khẩu Mỹ bắt buộc khai AMS và ISF. Đó là quy định Ủy ban Hàng hải Liên Bang Mỹ (FMC-Federal Maritime Commission) và của Hải quan Mỹ về thủ tục khai báo hải quan (US customs 24-hour advance manifest rules)

AMS/ISF là gì?

• AMS - Automated Manifest System

Là một hệ thống truyền tải điện tử đến Hải quan Hoa Kỳ (CBP) trước khi hàng hóa đến lãnh thổ Hoa Kỳ, được thực hiện bởi đơn vị vận tải (hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu/ forwarder). Mục đích chính của khai AMS là kiểm tra hàng hóa trước để tránh khủng bố và thắt chặt các biện pháp an ninh.

• ISF- Importer Security Filing

Kể từ ngày 26/01/2009, hàng hóa nhập khẩu vào Mỹ bắt buộc phải khai báo an ninh-ISF theo mẫu. Yêu cầu này chỉ áp dụng cho hàng hóa đến Mỹ (Hoa Kỳ-USA) bằng tàu biển, không áp dụng cho hàng hóa đến bằng các phương thức vận tải khác. Việc khai báo này có thể thực hiện trực tiếp bởi chủ hàng, hoặc qua đơn vị môi giới hoặc đại lý vận tải.

Nếu chậm kê khai ISF hoặc kê khai không đầy đủ thì nhà nhập khẩu có thể chịu mức phạt lên đến 5.000 đô la Mỹ/lô hàng. Về nguyên tắc, người nhập khẩu phải kê khai ISF nhưng doanh nghiệp Việt Nam cần đảm bảo với nhà nhập khẩu Mỹ đã thông suốt việc kê khai ISF này.

Truyền vào thời điểm nào?

• Bắt buộc khai ít nhất 24 giờ trước ETD của tàu mẹ vào Mỹ

 

8. Submit SI/ VGM cho hãng tàu

Quan trọng những chi tiết nào cho SI? Submit qua đâu?

• Tất cả các chi tiết trên HBL cần submit chính xác như vậy lên MBL, mọi dữ liệu phải ăn khớp để đúng với AMS filing và consignee nhận hàng tại destination.
• Hiện này hầu hết các hãng tàu đều submit qua website. Số ít sẽ yêu cầu submit qua email.

VGM (Verified Gross Mass)  là gì? Công thức tính? Submit như thế nào?

• Là  quy định trong công ước SOLAS yêu cầu toàn bộ chủ hàng (shipper) phải thực hiện việc xác định khối lượng container chứa hàng, quy định này sẽ có hiệu lực vào ngày 1 tháng 7 năm 2016.
• Để cho nhanh và không bị tốn phí, shipper sẽ chọn phương pháp tự tính theo công thức: VGM = G.W + Tare weight của rỗng thay vì cân tại trạm cân của cảng.
• Tất cả hãng tàu đề nhận submit qua website.

 

9. Thanh toán

Phí local? Phí thu nước ngoài? Phí dịch vụ? Phí phát sinh?

• Tùy term để xác định ai là người thanh toán phí local cũng như cước tàu.
• Ví dụ FOB: shipper sẽ thanh toán các phí local, người mua sẽ thanh toán cước, EXW thì nước ngoài sẽ trả hết các phí bao gồm cả các phí local.
• Tùy vào đàm phán, thương lượng bạn đầu để đi thu tiền dịch vụ, chia hoa hồng…

 

10. Đóng job/ lưu giữ chứng từ.

Công tác sau ETD? Phát hành HBL/MBL?

• Sau ETD, cần phải theo dõi và hối thúc các bên thanh toán đúng hạn, trước khi tàu cập cảng đến.
• Sắp xếp phát hành HBL cho khách hàng: Seaway HB/L, telex release HB/L, Original HB/L
• Thanh toán cho hãng tàu đúng hạn, sắp xếp Seaway MBL, telex release MBL hoặc gửi Original MBL đi nước ngoài.
• Sau khi hoàn tất các khâu trên, đóng job và tiến hành lưu giữ chứng từ theo quy định công ty.

 

**Bonus: Covid 19 đang hoành hành tại Mỹ, tuy nhiên Mỹ vẫn nhập rất nhiều các mặt hàng Furniture (nội thất) và Ply wood (ván ép) từ Việt Nam. Các bạn có nhu cầu có thể tham khảo quy trình xuất tại đây:

Thủ tục xuất khẩu nội thất gỗ: https://billcompany.vn/thu-tuc-xuat-khau-do-noi-that-go

Thủ tục xuất khẩu ván ép (Plywood): https://billcompany.vn/thu-tuc-xuat-khau-go-van-ep-plywood